Stakeholders & ambassadeurs

Jouw organisatie gaat aan de slag met SamenGezond Pro, maar hoe zorgt je er nou voor dat het een succes gaat worden? ​ Het succes van elk vitaliteitsprogramma hangt in grote mate samen met of het programma wordt geaccepteerd en geadopteerd door jouw collega’s. Het is dan ook van essentieel belang om de verschillende stakeholders op tijd te informeren en mee te nemen in de plannen. Hierbij kan je denken aan de Directie, OR, leidinggevenden, maar ook collega’s die hier meteen enthousiast van worden en als ambassadeur kunnen fungeren. ​ Maar hoe moet dat? Stakeholder management? Het klinkt misschien heel complex en tijdrovend, maar dat hoeft het zeker niet te zijn. Bij SamenGezond en Menzis hebben we jarenlange ervaring met het implementeren van vitaliteitsprogramma’s bij organisaties en hebben dus al veel stakeholders enthousiast gemaakt. In deze toolkit helpen we je stap voor stap op weg.

Stap 1: de stakeholder analyse

Wie zijn je interne stakeholders?

Interne stakeholders zijn erg belangrijk in het behalen van je doelstellingen met SamenGezond Pro. Maar wat zijn dat eigenlijk, stakeholders? Of beter gezegd, wie zijn dat eigenlijk? Stakeholders zijn alle mensen/functies die op enige manier invloed of belang hebben bij het programma. Wie dat zijn, is verschillend per organisatie. Als je weet wie je stakeholders zijn, kun je gaan nadenken over welk belang zij hebben bij het programma en dus de rol die zij zouden moeten spelen. Daarna denk je na over hoe je met hen communiceert: informeren, sparren, meenemen?​

• Stap 1 is dus in kaart brengen wie dit in jouw organisatie zijn. Gebruik hiervoor de stakeholder analyse hieronder.

Stap 2: monitoren, tevreden houden, informeren, of actief samenwerken?

Hoe om te gaan met de verschillende stakeholders?

In het resultaat van stap 1 is een ingevuld stakeholderveld met in elk kwadrant een manier hoe om te gaan: monitoren, tevreden houden, informeren, of actief samenwerken?

• Stakeholders met weinig belang en weinig invloed: monitoren en informeren.

Je wilt deze groep in de gaten houden en zo nu en dan eens evalueren of er geen veranderingen zijn opgetreden. Het zou namelijk kunnen dat er mensen uit deze groep verschuiven naar een van de andere stakeholdergroepen. Zij krijgen dan bijvoorbeeld meer belang bij het programma of zij krijgen meer invloed. Hierdoor worden deze stakeholders belangrijker. Naast het monitoren, zal je deze groep stakeholders wellicht willen informeren. Voor deze groep geldt dat je dit goed kan doen door middel van blogs, intranet-berichten, nieuwsbrieven of video’s. Aangezien deze stakeholdergroep weinig belang en weinig invloed heeft, wil je jouw tijdsbesteding aan deze groep beperken. Kies dan ook voor communicatieoplossingen die je ook al gebruikt voor andere stakeholders.

• Stakeholders met weinig belang en veel invloed: tevreden houden

Zo lang deze groep stakeholders tevreden is met de voor hem of haar relevante resultaten, dan hoor of zie je ze meestal niet. Deze stakeholders zijn veelal geïnteresseerd in het effect van jouw product of dienst op hun afdeling of team. Als er echter dingen misgaan, weten ze je vaak wel te vinden. Om deze groep stakeholders effectief te kunnen managen, moet je ze voornamelijk op de hoogte houden over de kpi’s die voor hen relevant zijn. Vertel deze stakeholders dan ook niet hoe geweldig jouw programma is of welke nieuwe acties je organiseert, maar vooral welke (positieve) invloeden ze hebben op de cijfers die voor hen belangrijk zijn. 

• Stakeholders met veel belang en weinig invloed: informeren

Je wilt deze stakeholders actief op de hoogte houden van (nieuwe) ontwikkelingen en je wilt ze voldoende betrekken bij de ontwikkeling van het programma. In deze groep zie je bijvoorbeeld regelmatig afvaardigingen van medewerkers of teams terugkomen. Wat veelal goed werkt voor deze groep is regelmatig informeren door middel van bijvoorbeeld nieuwsbrieven, blogs en video’s. Daarnaast kun je deze stakeholders betrekken bij brainstormsessies. Zorg er in ieder geval voor dat je deze groep proactief benadert en regelmatig terugkerende afspraken inplant. Zorg ervoor dat je regelmatig interactie met deze groep hebt en feedback ophaalt.

• Stakeholders met veel belang en veel invloed: actief samenwerken

De stakeholdergroep met veel belang en veel invloed is voor jou de belangrijkste groep stakeholders. Wees daarom kritisch op wie je in dit kwadrant plot. Een veelgemaakte fout is te veel stakeholders in dit kwadrant te plotten. Hoe meer stakeholders zich in dit kwadrant bevinden, hoe drukker je het hebt met draagvlak creëren i.p.v. inhoudelijk bezig zijn. Je wilt deze groep stakeholders goed informeren, actief betrekken en ervoor zorgen dat zij echt weten wat er speelt. Je wilt ze een stem geven, mee laten denken en mee laten bepalen. Met deze stakeholders werk je bijvoorbeeld actief samen aan de visie, strategie, roadmapen implementatie. Samen met deze stakeholders bepaal je wat belangrijk is en wat niet. Samen bepaal je waarde, schat je risico’s in en stel je doelen en deadlines. 

Inzoomen: de rol van leidinggevenden

De rol van een leidinggevende

Leidinggevenden hebben een belangrijke rol binnen de implementatie van SamenGezond Pro. Zijn staan dichtbij de medewerkers en zijn ogen en oren van de werkvloer richting jou als projectleider. Het is daarom van groot belang dat zij goed zijn geïnformeerd over het programma, maar vooral ook over de rol die zij spelen. Gezond zijn en vitaal is een persoonlijke zaak én ieders eigen verantwoordelijkheid. En met wat aanmoediging, hulp en inspiratie kunnen we energie en enthousiasme los maken waardoor medewerkers er ook daadwerkelijk mee aan de slag gaan. Want tussen bewustzijnen echt doen zit nog wel eens een blokkade.

De rol van een leidinggevende zit ‘m met name in:

• Informeren
  • De leidinggevende is een communicatiekanaal om andere het programma en de activiteiten onder de aandacht van de medewerkers te brengen. Bijvoorbeeld in weekstarts of teammeetings, of juist in persoonlijke gesprekken.
  • De leidinggevende legt uit waarom de organisatie de gezondheid van haar medewerkers belangrijk vind en hoe deelname aan SamenGezond Pro daaronder valt.
• Aanmoedigen
  • De leidinggevende stimuleert deelname aan de app en het aan de slag gaan met het weekdoel en dus de eigen gezondheid. Ook het delen van interessante content op intranet of in de app werkt als aanmoediging, of juist door persoonlijke aanmoediging om het weekdoel te behalen.
  • De leidinggevende deelt het communicatiemateriaal dat hij ontvangt van het projectteam.
• Zelf mee doen
  • Goed voorbeeld doet volgen! Dus door zelf aan de app deel te nemen en er actief naar te verwijzen, boost de deelnamegraad in een team enorm. Let er wel op dat het geen competitie wordt en dat de leidinggevende geen inzicht krijgt in de persoonlijke data van de teamleden, tenzij zij hiervoor goedkeuring geven.

Wat verwachten wij van jou als leidinggevende/HR functionaris/ directeur/ …

De leidinggevenden van jouw organisatie moeten goed meegenomen worden in de plannen én wat je van hen verwacht in hun rol als leidinggevende. Neem de leidinggevenden hierin mee tijdens een management bijeenkomst of organiseer een korte webinar. Indien dit te ingewikkeld is, kan je altijd nog een korte nieuwsbrief e-mail uitsturen. Op welke manier je deze belangrijke stakeholdergroep informeert moet vooral passend zijn bij jouw organisatie.

Inzoomen: de rol van ambassadeurs 

Ambassadeurs: dé kracht van SamenGezond Pro

Het inzetten van ambassadeurs helpt in een succesvolle uitvoer van SamenGezond Pro. Ambassadeurs zijn medewerkers vanuit de hele organisatie die affiniteit hebben met het thema vitaliteit en graag zich daar voor in willen zetten. Door het succesvol inzetten van ambassadeurs kan SamenGezond Pro zich als een olievlek gaan verspreiden door de organisatie. 

Ambassadeurs: Hoe doe je dat?

Hoe te werven?

• Kijk eens om je heen welke ‘natuurlijke’ ambassadeurs er al in de organisatie rondlopen! Daarnaast levert een oproep op intranet of in de nieuwsbrief vaak ook veel animo op. Let er wel op dat je een mooie weerspiegeling van de organisatie verzameld. Hoe groter de organisatie, hoe meer ambassadeurs je kan gebruiken. Maar zorg er wel voor dat een werkbare groep blijft.
• Duur
  • Het ambassadeurschap duurt zo lang diegene wilt. Heeft iemand vooral veel affiniteit met het huidige gezondheidsthema? Ben dan ambassadeurs voor dit thema! Vindt iemand alle gezondheidsthema’s leuk en wilt hij langer betrokken blijven? Wees welkom! Er zit geen tijdslimiet aan het ambassadeurschap.
• Hoe zet je de ambassadeurs effectief in?
  • - Ambassadeurs willen een stapje extra zetten omdat ze vitaliteit belangrijk en interessant vinden. Oog hebben voor hun passie en hun motivatie om een extra stap te zetten is heel belangrijk. Deze medewerkers zijn van onschatbare waarde!
    • - Een ambassadeursgroep werkt het effectiefst als ze zich betrokken voelen. Organiseer speciaal voor de ambassadeurs samenkomsten (kan ook digitaal), inspiratiesessies of leuke webinars en workshops. Dit hoeft niet té ingewikkeld of te vaak.
    • - Houd de ambassadeursgroep op de hoogte van de ontwikkelingen die spelen. Komt er een nieuw thema aan? Organiseren we een nieuwe uitdaging? Komt er een tof artikel in de webshop? Laat het aan de ambassadeursgroep weten!
    • - De ambassadeursgroep heeft ogen en oren in de hele organisatie, gebruik dat vooral! Ze weten precies wat er in de organisatie speelt, waar behoefte aan is en wat goed ontvangen wordt. Je kan ze dus heel goed gebruiken bij het inventariseren van verbeterpunten, het bedenken van nieuwe thema’s of acties en het opstellen van nieuwe jaarplannen.
    • - Als er een live event of iets dergelijks georganiseerd wordt waar extra handjes voor nodig zijn, kunnen ambassadeurs een goede groep mensen zijn die vast wel willen helpen. Kijk ook vooral naar de talenten en vaardigheden in deze groep mensen. Wellicht zit er wel een hele leuke amateur fotograaf bij die foto’s wil maken, of een collega die in zijn vrije tijd bootcamplessen of yoga geeft en ook voor collega’s wel eens een lesje wil organiseren.

 << Terug naar toolbox overzichtspagina