Prioriteiten stellen? Schrappen = de sleutel
Het Eisenhower model
Wil je je werk afkrijgen, je gezin managen én je dagelijkse taken tackelen? Pas dan eens minimaal een week lang elke dag het Eisenhower Model toe.
Dwight Eisenhower, president van de Verenigde Staten tussen ‘53 en ‘61, was een time management meester die niet alleen veel gedaan kreeg binnen één vakgebied, hij was een duizendpoot die overal tot de bodem ging wanneer het op kennis en productiviteit aan kwam. Hoe kreeg hij dat voor elkaar?
Volgens Eisenhower is zijn hele takenlijst in vier categorieën in te delen:
- Dringend én belangrijk
Taken die je zo snel als mogelijk uitvoert omdat er anders (grote) problemen ontstaan. Écht urgente ad-hoc taken vallen ook onder deze categorie. Voor een reguliere kantoorwerker mag deze categorie taken van de takenlijst en tijd in beslag nemen. - Belangrijk, maar niet dringend
Taken die je inplant om op een later moment uit te voeren. Dit zijn de taken waar je als time management meester mee bezig wilt zijn. - Dringend, maar niet belangrijk
Taken die je zo mogelijk aan anderen delegeert. - Dringend noch belangrijk
Taken (zoals Facebook checken) die je van je lijst schrapt, vooral in drukke periodes waar hogere prioriteiten om je aandacht vragen.
Waarom het werkt
Het Eisenhower Model geeft je een helder raamwerk om slimmer thuis je werk, tijd voor het gezin, en dagelijkse taken in te delen. Je weet op die manier namelijk waar je (1) meteen aan moet beginnen, waar je (2) daarna mee aan de slag kan, wat je (3) aan je collega, kind of partner kan overlaten en wat je (4) eigenlijk helemaal niet zou moeten doen.
Die laatste is meest onderschatte categorie van ze allemaal. Dit zijn dingen waar je totaal niet mee bezig zou moeten zijn, maar waar je toch je tijd aan (hebt) verspilt en quasi druk mee bent geweest. Die moet je schrappen.
Schrappen = de sleutel
Het principe van schrappen is simpel: er is geen manier om iets sneller te doen, dan door het helemaal niet te doen. Dit is geen excuus om lui achterover te gaan hangen, het is een manier om prioriteiten in je takenlijst aan te brengen en om de juiste beslissingen te maken over je taken – a la Eisenhower.
Vaak gebruiken we time management en productiviteitstechnieken namelijk, zonder die ene lastige maar essentiële vraag te blijven beantwoorden: “Zou ik me hier eigenlijk wel mee bezig moeten houden?”. Het is gemakkelijk om jezelf bezig te houden en ‘druk, druk, druk’ te lijken dan om écht na te denken over wat je aan het doen zou moeten zijn: met taken uit Eisenhower’s categorie 1, 2 of 3.
“Wat belangrijk is, is zelden dringend en wat dringend is, is zelden belangrijk”
Checklist: Dringend of belangrijk?
De drie vragen die je jezelf moet stellen om er achter te komen of een taak (eigenlijk) in categorie 4 thuis hoort zijn:
- Dringend: Waar ben ik naartoe aan het werken?
Waar draagt de taak op korte of lange termijn aan bij? - Belangrijk: Wat zijn mijn normen en waarden?
Ben je een familieman? Een carrieretijger? Een combinatie? Hecht je veel waarde aan je hobby’s of aan tijd met je kinderen? Dan zijn dat jouw normen en waarden. Die zaken zijn altijd ‘belangrijk’, want ze maken jou wie je bent. Verlies ze nooit uit het oog doordat ‘dringende’ zaken teveel op de voorgrond dringen. - Draagt deze taak iets bij aan één van beide?
Bedenk altijd of een taak bijdraagt aan een doel of deadline (vraag 1) of aan je normen en waarden (vraag 2). Doet hij dat bij geen van beide? Schrap de taak. Nu. Doe het. Streep erdoor – en kijk eens hoe veel tijd je zojuist vrijgemaakt hebt voor de leuke dingen in het leven.
Aan de slag
Pas eens minimaal een week lang elke dag het Eisenhower Model toe, in een notitieboekje of digitaal. Onthoud daarbij het verschil tussen dringend en belangrijk (categorie 1-3) en wees kritisch op de taken die je mag schrappen (categorie 4)!
