Jaarkalender & communicatieplan
Hulp bij het opstellen van een jaarkalender en communicatieplan
Het maken van een jaarkalender en communicatieplan helpt om op gestructureerde wijze verschillende gezondheidsthema’s voorbij te laten komen en medewerkers effectief te bereiken. Wij helpen je er graag bij!
Opstellen van een jaarkalender
Hoe stel je een goede jaarkalender op? Wat voor activiteiten of belangrijke zaken staan sowieso al op de kalender dit jaar binnen jouw organisatie? Met welke vitaliteitsthema’s wil je aan de slag? En welke kleine inhakers kies je gedurende het jaar om in beeld te blijven? Via ons korte stappenplan kom je stap voor stap bij een goede jaarkalender. Ter inspiratie hebben we de SamenGezond Pro jaarkalender onder aan de pagina gezet.
Stappenplan voor een goede jaarkalender
- Inventariseer wat er in jouw organisatie speelt het komende jaar. Zijn er belangrijke gebeurtenissen of zaken waar je rekening mee moet houden in de vitaliteitsjaarkalender? Denk hierbij bijvoorbeeld aan grote vitaliteitsinterventies (PMO’s o.i.d.), organisatie veranderingen of activiteiten.
- Analyseer welke vitaliteitsthema’s het meest belangrijk zijn in jouw organisatie. Dit kan op verschillende manieren. Denk hierbij aan input vanuit een focusgroep, vanuit de vitaliteit ambassadeurs (nog geen ambassadeurs, kijk in de toolbox bij Stakeholders & Ambassadeurs voor hulp!) of vanuit de leidinggevenden.
- Maak gebruik van de thema’s van SamenGezond Pro. Kijk bij het kopje Thema’s in de toolbox voor de SamenGezond Pro jaarkalender en het aanbod op de thema’s.
- Bedenk manieren om relevant te blijven gedurende het jaar, met bijvoorbeeld inhakers als “dag van de mantelzorg” en “week van de werkstress”. Deze actualiteiten geven jou perfecte haakjes om wat mee te doen.
- Plot alle input en informatie uit de bovenstaande stappen op een jaaroverzicht. Misschien zijn er in je organisatie verschillende doelgroepen en kies je ervoor om twee jaarkalenders naast elkaar te laten lopen. Een lege jaarkalender die je hiervoor kan gebruiken vind je onderaan deze pagina.
- Zodra de jaarkalender klaar is, deel hem in de organisatie! Bijvoorbeeld met communicatie, directie, OR en andere stakeholders. Zo weet iedereen wat de plannen zijn voor het komende jaar.
Opstellen van een communicatieplan
Vaak maken we mooie plannen en hebben we op het gebied van vitaliteit heel veel in huis om de medewerkers te ondersteunen. Maar het lukt vaak niet om de medewerkers hiervoor in beweging te krijgen. Het toverwoord hierbij is communicatie! En dan vooral communicatie die aanspreekt en waardoor er gesprek ontstaat. Met onderstaande tips kan je aan de slag om een succesvol communicatieplan op te stellen.
- Breng alle communicatiemiddelen en kanalen die er in je organisatie bestaan in kaart. Denk hierbij aan de formele kanalen zoals intranet en nieuwsbrieven, maar denk ook vooral aan de informele kanalen, zoals weekstarts en koffieautomaat praatjes. Een vitaliteitsnieuwsbrief of intranetpagina zijn handige tools om in te zetten in jouw standaard communicatie, maar juist de informele kanalen zijn succesvol in het op gang brengen van een gesprek.
- Denk aan de timing van de communicatie uitingen. Voor de lancering van SamenGezond Pro kan je de medewerkers al meenemen in wat er aan zit te komen. Tijdens de lancering wil je graag dat iedereen er vanaf weet, dus mag je wel wat meer inzetten qua communicatie. Na de lancering is het belangrijk om in beeld te blijven met relevante, korte, bruikbare berichten en acties. Bij elke thema-wissel en uitdaging in de app kan je het moment aangrijpen om weer even extra in beeld te zijn. Onderaan de pagina vind je een voorbeeld communicatie tijdlijn om je te inspireren.
- Er zijn heel veel communicatietechnieken, dus probeer ze uit en kijk wat werkt voor jouw organisatie. Een heel succesvolle techniek is storytelling, waarbij je bijvoorbeeld medewerkersverhalen over bepaalde thema’s kan delen in de organisatie. Een voorbeeld hiervan vind je onderaan de pagina.
- De vorm van communicatie is ook belangrijk. Geschreven tekst is praktisch en snel, maar vaak minder aansprekend. Probeer ook eens via vlogs, podcasts, webinars of via beeld de boodschap over te brengen voor meer diverse communicatie.
- Doe het samen. Als je wil dat vitaliteit en SamenGezond Pro in de organisatie gesprek van de dag wordt, helpt het als men zich aangesproken voelt. Wat daarbij helpt is om de organisatie ook terug te laten komen in wat je communiceert. Geef medewerkers te ruimte om hun verhaal te doen, laat leidinggevenden aan het woord en biedt podium aan medewerkers die een passie hebben voor vitaliteit. Door het samen te doen, voelt vitaliteit als een onderwerp van iedereen.
Download hier alle tools
SamenGezond Pro jaarkalender 2023